Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. En av stämmans viktigaste uppgift är att välja styrelse för föreningen. Senast två veckor innan stämman ska hållas, ska medlemmarna ha fått en personlig kallelse via brev eller e-post. Kallelsen ska tydligt ange de ärenden som ska behandlas på stämman.
Det ska finnas en fastställd dagordning för stämman där bl a redovisning av föregående års ekonomiska resultat ingår. Om man har ett förslag till stämman ska man lämna in en skriftlig motion till styrelsen. Styrelsen behandlar motionen och lämnar förslag till beslut. Motionen ska vara inlämnad till styrelsen i så god tid före stämman att den kan tas med i kallelsen.
Dagordningen innehåller bl a följande:
Öppnande
Stämman förklaras öppnad av föreningens ordförande.
Mötesordförande
Till mötesordförande väljs någon som är kunnig i föreningsteknik och känner föreningen väl. I regel har valberedningen eller sittande styrelse förslag på en lämplig person.
Dagordningen
Dagordningen är ett förslag till i vilken ordning de olika ärendena ska behandlas. Ska det utskickade förslaget till dagordningen följas? Om en medlem önskar föreslår en ändring i dagordningen ska detta påpekas här.
Val av justeringsmän och rösträknare
Det blir i regel samma personer som får i uppdrag att både justera protokollet och fungera som rösträknare under stämman. Att justera protokollet innebär att man efteråt får skriva under att protokollet från stämman är korrekt.
Stämmans utlysande
Här beslutas om kallelsen till stämman gått korrekt till. Medlem som har invändningar ska man säga ifrån här.
Antalet röstberättigade
I regel blir man ”avprickad” när man går in i möteslokalen alternativt får man anteckna sig på att en lista. Då klaras även eventuella fullmakter av. Den som har fullmakt har samma rätt som medlem att yttra sig och rösta.
Vid stämman har varje medlem en röst. Om flera personer har en bostadsrätt gemensamt, har de dock tillsammans endast en röst. Röstberättigad är endast den medlem som fullgjort sina förpliktelser mot föreningen.
Val av styrelse
Föreningsstyrelsen består av ordinarie ledamöter och suppleanter, antalet regleras i stadgarna. Styrelsemedlemmarna väljs för tiden fram till nästa ordinarie stämma. Valberedningen redovisar vid stämman förslag på omval eller nyval till styrelsen. Vid stämman kan en medlem lämna förslag på styrelseledamöter.
Beslut som fattas av stämman
Stämman beslutar om eventuell avyttring av föreningens egendom samt till- eller ombyggnad. Underhåll och månadsavgifternas storlek beslutas av styrelsen.
Extra föreningsstämma
En extra föreningsstämma påkallas generellt av följande skäl:
- Styrelsen kallar till extra stämma
- Revisorerna kallar till extra stämma
- Om 10 % av föreningens medlemmar skriftligt begär
det hos styrelsen.
Några föreningstekniska termer
Ansvarsfrihet
Stämman godkänner det arbete och den ekonomiska förvaltning som styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.
Justeringsman
Den eller de personer som ska justera protokollet. Ett justerat protokoll kan inte ändras i efterhand.
Ordningsfråga
En ordningsfråga bryter fastställd talarlista. Orsak kan t ex vara att man vill ha rast eller att man vill avsluta debatten ("sätta streck".
Omröstning (votering)
Omröstning kan ske på flera olika sätt.
Det enklaste sker genom att de röstberättigade svarar med ja- eller nejrop då ordförande talar om vad röstningen gäller. Ordföranden talar sedan om hur han / hon har uppfattat svaren. Är man inte överens med ordföranden ska man begära votering. Votering innebär rösträkning och måste begäras innan ordföranden fastställer röstresultatet. Votering kan genomföras med handuppräckning eller som sluten votering. Gäller omröstningen personval är det brukligt med sluten votering.
Sluten votering går till genom att man skriver sitt val på en röstsedel. Gäller det personval, kan valet stå mellan t ex fyra personer, som ska väljas till två platser i styrelsen. Röstsedeln får då endast innehålla två namn. Skriver man fler än två namn eller om man skriver dit ett namn som inte tidigare föreslagits är röstsedeln ogiltig.
Stämmodeltagarna lämnar sina röstsedlar och prickas då av på deltagarförteckningen. Rösträknarna räknar rösterna och upprättar ett protokoll över hur omröstningen har utfallit. Detta protokoll bifogas sedan stämmoprotokollet.
Omröstning med handuppräckning brukar vara tillräckligt i andra frågor än i personval. Rösträknarna räknar då hur många röster de olika förslagen har fått. Resultatet antecknas och skrivs in i protokollet.
Protokoll
Vid stämma skrivs endast beslutsprotokoll, dvs vilken fråga det gäller och vad beslutet blev.
Replik
Ordföranden beviljar någon att kort svara på ett tidigare inlägg. En replik bryter talarlistan och kan tillåtas även efter att streck i debatten är begärd.
Reservation
Man kan reservera sig om styrelsen fattat ett beslut som man inte tycker är bra. Man kan muntligt reservera sig mot beslutet och begära att detta skrivs in i protokollet, eller be att senare få återkomma med en skriftlig reservation. En skriftlig reservation bifogas stämmoprotokollet.
Revisorer
Minst en och högst två ordinarie revisorer samt minst en och högst två revisorssuppleanter ska väljas vid stämman. Valen gäller för tiden fram till nästa ordinarie stämma. Revisorerna går igenom föreningens räkenskaper och kontrollerar att styrelsebesluten fattats på rätt sätt. Revisorerna föreslår på årsstämman ansvarsfrihet för styrelsen efter godkänd granskning.
Streck i debatten
När någon anser en fråga är färdigbehandlad, kan man begära s. k. streck i debatten. Ordföranden frågar då de övriga medlemmarna, om man anser att det ska sättas streck i debatten. Blir svaret ja, ska han / hon redogöra för vilka som står på talarlistan. De som vill yttra sig, måste anmäla sig nu. När man satt streck efter sista anmälda talare, kan ingen ytterligare anmäla sig. Undantag är dock om någon begär replik.
Föreningsstämma
Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Stämman väljer styrelse och beslutar i vissa ekonomiska frågor. Stämman beviljar eller avslår ansvarsfrihet för styrelsen.
Talarlista
Den lista som ordföranden upprättar över de medlemmar som begärt ordet.
Utslagsröst
Vid lika antal röster har ordföranden avgörande röst.
Valberedning
Valberedningen lämnar vid stämman förslag på styrelsemedlemmar.
Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen upprättas inför ordinarie föreningsstämma. Där beskrivs vad som har hänt i föreningen under det gångna året, vilka ekonomiska åtaganden man gjort samt en ekonomisk redogörelse med bokslut för verksamhetsåret. Dessutom har revisorerna skrivit en revisionsberättelse.